Der digitale Events

BLOG

5 Thesen zur digitalen Event-Dramaturgie

Bitte! Mehr! Drama!

The­men, Raum, Zeit, Kos­ten … – Hard­facts ste­hen bei der Pla­nung eines Events an ers­ter Stel­le und ver­drän­gen schnell einen wich­ti­gen wei­chen Fak­tor: die Ver­an­stal­tungs­dra­ma­tur­gie. Doch an Fra­gen wie „Womit berüh­ren und über­ra­schen wir die Teil­neh­mer?“, „Auf wel­che Wei­se akti­vie­ren wir sie?“, „Wie kur­beln wir den Aus­tausch an?“ hängt es, ob ein Event nach­hal­ti­ge Wir­kung zeigt oder verpufft.

  • Dra­ma erwünscht: Was Tagungs­ver­an­stal­ter von der Welt des Thea­ters ler­nen können
  • Kopf­öff­nend, herz­er­grei­fend, zwerch­fell­er­schüt­ternd: Wann eine Event-Insze­nie­rung Ler­nen und Wis­sens­aus­tausch fördert
  • Dra­ma­tur­gi­sche Hel­fer: Fünf Stell­he­bel für den Veranstaltungserfolg

Rund 450 Teil­neh­mer ver­sam­meln sich im Kon­fe­renz­raum des Hotels und bli­cken zur Büh­ne. Doch die Büh­ne ist leer. Ich bin nicht da. Auf der Lein­wand springt jetzt ein Video an. Zu sehen bin ich, der durch die heu­ti­ge Ver­an­stal­tung füh­ren soll. Aller­dings ste­he ich neben einer Sofa­land­schaft im hei­mi­schen Wohn­zim­mer und begrü­ße die Teil­neh­mer fröh­lich von zuhau­se aus. Ich erklä­re den Teil­neh­mern, dass so zu ver­fah­ren, kon­se­quent ist, denn der Kon­gress steht ja unter dem Mot­to „New Work – New Cul­tu­re – New Life. Und weil ein wesent­li­ches Ele­ment der neu­en Arbeits­welt die Digi­ta­li­sie­rung ist, mode­rie­re ich heu­te digital.

Natür­lich geht jede Men­ge schief: Die Ver­bin­dung wackelt, im Wohn­zim­mer-Hin­ter­grund nölen mei­ne Kin­der, die Kame­ra ver­rutscht und ent­larvt mich, den oben her­um busi­ness-like geklei­de­ten Mode­ra­tor als in bun­ten Shorts daste­hend… – und natür­lich ist alles ein Gag. Tat­säch­lich lau­fe ich nach der Film­se­quenz in per­so­na durch den Kon­gress-Saal und bah­ne mir mei­nen Weg durch das lachen­de, amü­sier­te Publi­kum nach vor­ne bis auf die Bühne.

Eine gute Veranstaltungs-Dramaturgie öffnet Köpfe und Herzen

Tat­säch­lich ist die­se Mode­ra­ti­ons­ein­lei­tung aber auch mehr als nur ein Gag. Sie ist mehr als ein Gim­mick, mehr als ein lus­ti­ges Nice to Have. Viel­mehr sind gute Ideen und Insze­nie­run­gen im Rah­men von Events von essen­zi­el­ler Bedeu­tung und gehö­ren zur so genann­ten Ver­an­stal­tungs­dra­ma­tur­gie. Mit die­sem Begriff aus der Thea­ter­welt sind der kon­kre­te Auf­bau und die Art gemeint, in der The­men und Infor­ma­tio­nen an die Mit­ar­bei­ter ver­mit­telt wer­den. An der Stell­schrau­be der Dra­ma­tur­gie ent­schei­det sich: Emp­fin­den die Teil­neh­men­den ein Event als gelun­gen? Oder als lang­wei­lig? Wie die­se Fra­ge beant­wor­tet wird – dar­an misst sich für Dich in letz­ter Kon­se­quenz, ob Dei­ne Ver­an­stal­tung ein Erfolg ist.

Eine gute Ver­an­stal­tungs­dra­ma­tur­gie berück­sich­tigt die Bedürf­nis­se der Gäs­te und nutzt sie gleich­zei­tig, um die gewünsch­ten Inhal­te nach­hal­tig zu ver­mit­teln. Dabei geht es nicht dar­um, eine gro­ße Büh­ne auf­zu­bau­en, Pyro­tech­nik für die Umsatz­zah­len ein­zu­set­zen oder die Ehr­lich Bro­thers für die Pro­dukt­prä­sen­ta­ti­on anzu­heu­ern. Denn es geht nicht um Show-Effek­te, es geht nicht um Ein­druck­schin­den, es geht schon gar nicht um über­di­men­sio­nier­te Maß­nah­men. Viel­mehr drückt die Ver­an­stal­tungs­dra­ma­tur­gie eine wert­schät­zen­de Per­spek­ti­ve des Ver­an­stal­ters gegen­über den Teil­neh­mern aus. Und die­se Wert­schät­zung lässt sich vom Manage­ment­mee­ting bis hin zur Jah­res­ab­schluss­fei­er in vie­len klei­nen Ansät­zen mit gro­ßer Wir­kung zeigen.

Die Wir­kung ist: Je durch­dach­ter und lie­be­vol­ler Du ein Event gestal­test, des­to mehr öff­net Dein Event die Köp­fe und Her­zen und bringt die anwe­sen­den Men­schen zusam­men, und das ist die bes­te Vor­aus­set­zung zum Ler­nen – von den Refe­ren­ten wie voneinander.

Menschen suchen persönliche Begegnungen

Natür­lich stellt sich auf den ers­ten Blick die gene­rel­le Fra­ge: Was recht­fer­tigt eigent­lich den Auf­wand für eine zeit­auf­wän­di­ge und teu­re Prä­senz­ver­an­stal­tung, wo Kom­mu­ni­ka­ti­on in unse­rer digi­ta­len Arbeits­welt so ein­fach, schnell und kos­ten­güns­tig gewor­den ist? Infor­ma­tio­nen kön­nen in Sekun­den um die gan­ze Welt geschickt wer­den. Abspra­chen erfol­gen durch einen Klick, und Abtei­lun­gen, die eng mit­ein­an­der arbei­ten, müs­sen dazu nicht ein­mal mehr auf dem­sel­ben Kon­ti­nent sit­zen. Durch die digi­ta­len Medi­en stel­len sich den Mit­ar­bei­tern neue Her­aus­for­de­run­gen im sozia­len Mit­ein­an­der. Kom­mu­ni­ka­ti­on wird hier­mit zuneh­mend infor­ma­ti­ons- und faktenbasierter.

Das mag auf den ers­ten Blick kos­ten­güns­tig wir­ken. Auf den zwei­ten Blick ver­nach­läs­sigt die­se Ent­wick­lung jedoch das ele­men­ta­re Bedürf­nis der Mit­ar­bei­ter nach Zwi­schen­mensch­lich­keit. Der rei­ne Infor­ma­ti­ons­aus­tausch führt im Selbst­ver­ständ­nis und im Umgang mit­ein­an­der zu einer Anony­mi­sie­rung, mit der Folge:Fühle ich mich als Unbe­kann­ter in einem Unter­neh­men, lei­det mei­ne Moti­va­ti­on und das per­sön­li­che Engagement.

Wo Men­schen hin­ge­gen per­sön­lich zusam­men­kom­men, pas­siert viel mehr als ein rei­ner Aus­tausch von Infor­ma­tio­nen. Wer mit einem Namen auch ein Gesicht oder sogar eine per­sön­li­che Begeg­nung ver­bin­det, kom­mu­ni­ziert auf einer ande­ren Ebe­ne und schafft sich damit die Grund­la­ge für inter­dis­zi­pli­nä­re Ver­net­zung. Mit­ar­bei­ter sind sozia­le Wesen, und der wei­che Fak­tor aus per­sön­li­chen Kon­tak­ten und Begeg­nun­gen ist das Schmier­mit­tel erfolg­rei­cher Kommunikation.

Fünf mal top: Die Stellhebel für erfolgreiche Events

Die Kür in der Ver­an­stal­tungs­pla­nung ist es daher, die Bedürf­nis­se der Teil­neh­mer nach per­sön­li­chem Aus­tausch und Ver­net­zung zu berück­sich­ti­gen und eine ent­spre­chen­de wert­schät­zen­de Atmo­sphä­re zu gestal­ten. Dazu muss kein Extra-Bud­get abge­seg­net wer­den. Es reicht meist ein prag­ma­ti­scher Blick, um zu erken­nen: Was bedarf es, damit die Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer nicht nur ihre Zeit absit­zen, son­dern am Ende auch etwas mit­neh­men? Aus mei­ner Erfah­rung als Mode­ra­tor und durch die Arbeit mit der Impulspiloten GmbH habe ich dazu fünf The­sen, 5 Tipps und auch 5 Tabus aufgestellt:

These 1: Menschen wollen News.

Der Mensch ist neu­gie­rig und inter­es­siert an Infor­ma­tio­nen – und beson­ders wich­ti­ge Neu­ig­kei­ten wer­den am bes­ten per­sön­lich bespro­chen. Wenn mög­lich, kom­men die Infor­ma­tio­nen sogar direkt vom Geschäfts­füh­rer und nicht digi­tal oder noch schlim­mer – per Flur-Funk.

These 2: Menschen wollen Netzwerken.

Immer wie­der kommt auch bei sehr gelun­ge­nen Ver­an­stal­tun­gen als Feed­back von den Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mern der Wunsch nach mehr Zeit für den Aus­tausch mit den Kol­le­gen. Schaf­fe die­se Zeit, und gib ihr eine Berech­ti­gung. Den schlimms­ten Feh­ler, den Du machen kannst, ist, ein schlech­tes Timing auf der Büh­ne durch eine ver­kürz­te Mit­tags­pau­se wie­der ein­spie­len zu wollen.

These 3: Menschen wollen Unterhaltung.

Dass Teil­neh­mer ger­ne unter­hal­ten wer­den, bedeu­tet nicht, dass Du einen ver­rück­ten Show Act auf die Büh­ne holen sol­len und spä­ter bei der Bud­ge­t­abrech­nung in Erklä­rungs­not gera­ten musst. Rele­van­te Unter­neh­mens­in­hal­te kön­nen auf viel­fäl­ti­ge Wei­se unter­halt­sam und infor­ma­tiv ver­packt wer­den. Dazu gibt es einen gro­ßen Werk­zeug­kof­fer mit ver­schie­de­nen inter­ak­ti­ven, digi­ta­len, musi­ka­li­schen und künst­le­ri­schen Ansät­zen. Mit die­sen las­sen sich auch direkt auf der Ver­an­stal­tung vor Ort noch spon­tan Inhal­te des Tages auf­neh­men und über­ra­schend neu prä­sen­tie­ren. Dazu gibt es Pro­fis, die das ohne tage­lan­ge und teu­re Pro­ben können.

Anein­an­der­ge­reih­te Vor­trä­ge kön­nen in einer über­ra­schen­den Zusam­men­fas­sung als Poe­ty Slam oder im Hip­Hop-Stil mit  „beats by…“ prä­sen­tiert werden.

Alter­na­tiv stellt das Büh­nen­for­mat PiX simul­tan einen gan­zen Vor­trag in nur einem Bild dar, wäh­rend der Exper­te noch spricht!

Doch auch kom­ple­xe The­men, wie moder­ne Unter­neh­mens­füh­rung oder neu­es­te Ver­tiebs­stra­te­gien, las­sen sich ad hock emo­tio­nal auf­be­rei­ten und mit „Musi­c­By…“ in einer musi­ka­li­schen Zusam­men­fas­sung prä­sen­tie­ren. Dabei darf das Publi­kum bestim­men, ob der zuvor gehör­te Vor­trag als Rock´n Roll, Opern­arie oder doch eher als Schla­ger reka­pi­tu­liert wer­den soll.

Oder wenn es doch ein­mal etwas umfang­rei­cher sein darf — wie wäre es zum Bei­spiel, mit einem inter­ak­ti­ven Unternehmenstheater?

These 4: Menschen brauchen Anerkennung.

Ver­an­stal­tun­gen sind teu­er, aber auch die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter inves­tie­ren Zeit und Ener­gie in ihre Teil­nah­me. Sor­ge dafür, dass die Teil­neh­men­den sich gut auf­ge­ho­ben füh­len.
Ich habe dazu ein klei­nes, aber sehr wir­kungs­vol­les und per­sön­lich Bei­spiel erlebt: Das Manage­ment-Team eines Unter­neh­mens betreu­te in den Kaf­fee­pau­sen abwech­selnd die Kaf­fee­bar. Damit waren die Mana­ger für die Mit­ar­bei­ter nah­bar, kamen auf Augen­hö­he in Kon­takt mit ihnen und taten gleich­zei­tig etwas Hand­fes­tes für das Wohl­erge­hen der Mitarbeiter.

These 5: Menschen wollen essen.

Klingt banal, kann aber kriegs­ent­schei­dend sein: Men­schen essen gern – beson­ders auf Ver­an­stal­tun­gen. Auch hier gilt: Es muss nicht die Delu­xe-Ver­si­on sein, aber das Essen soll­te gut und reich­lich sein. Essen ist ein Grund­be­dürf­nis. Zei­ge auch hier, dass Du Dich um das Wohl­erge­hen Dei­ner Mit­ar­bei­ter kümmerst.

Viel­leicht nutzt Du die­sen Punkt und passt das Essen the­ma­tisch dem Ver­an­stal­tungs­mot­to an. Zum Bei­spiel: Du willst Dein Unter­neh­men in der Zukunft inno­va­ti­ver, glo­ba­ler, nach­hal­ti­ger gestal­ten? Zei­ge am Buf­fet, wie das aus­se­hen könn­te, indem Du unge­wöhn­li­che Zuta­ten kom­bi­nierst, mexi­ka­ni­sche Bur­ri­tos neben japa­ni­scher Miso-Sup­pe anbie­test und Trink­hal­me aus Getrei­de. Damit sorgst Du für Gesprächs­the­men und auch hier – ganz neben­bei – für die Aus­ein­an­der­set­zung mit dem Veranstaltungsthema.

Gute Veranstaltungs-Dramaturgie vermittelt Wissen — aber an die Bedürfnisse der Gäste angepasst!

Zusam­men­ge­fasst geht es bei einer guten Ver­an­stal­tungs­dra­ma­tur­gie immer um die Ver­mitt­lung von Infor­ma­tio­nen, aber an die Bedürf­nis­se der Gäs­te ange­passt. Teil­neh­mer sind sozia­le Wesen, die prin­zi­pi­ell neu­gie­rig sind, aber auf­grund ihrer Erfah­rung auf schlecht gestal­te­ten Pflicht­ver­an­stal­tun­gen gelernt haben, dass Ver­an­stal­tun­gen oft lang­wei­lig sind. Sor­ge für fri­schen Wind, und hole Dei­ne Gäs­te ab; brin­ge Men­schen zusam­men und vor allem ins Gespräch miteinander.

In Teil 2 mei­ner drei­tei­li­gen Mini­se­rie geben ich Dir 5 prak­ti­sche Tipps, wie Du Dei­ne Teil­neh­mer dra­ma­tur­gisch auf siche­re Wei­se abho­len wirst.

Bis dahin – bleib flexibel

Dein Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

Vielen Dank, Ihre Nachricht wurde übermittelt.