Dieser Artikel erschien im Original am 29.01.21 unter dem Titel: Digitale Events – Welche technischen Entscheidungen Sie im Vorfeld treffen sollten bei www.consulting.de, das Portal für Unternehmerberatung.
Digitale Events informieren, unterhalten und wirken mehr und mehr wie gutes Web-TV. Damit sie diese Wirkung erzielen, braucht es unbedingt eine optimale Vorbereitung – auch in Bezug auf die technischen Fragen. Die Technik ist der Grundpfeiler der Veranstaltung und hängt stark von dem gewählten digitalen Format ab. Sowohl für die Veranstalter als auch die Teilnehmer ist es wichtig, dass das digitale Event solide geplant ist und technische Stabilität sowie eine ansprechende Qualität gegeben sind.
Ralf Schmitt, Thorsten Jekel und Melanie Eschle haben bereits jahrelange Erfahrung mit digitalen Events und fassen die vier wichtigsten technischen Entscheidungen zusammen, die es im Vorfeld zu treffen gilt:
1. Entscheidung: Welches Format soll das digitale Event haben?
Als erste grobe Orientierung kommen hier Desktop Broadcasting, ein hybrides Event oder teilhybrides Event ins Spiel.
In welcher Form das Event digital ausgestaltet wird, hängt zum einen von den Rahmenbedingungen ab, unter denen es stattfinden kann oder soll. Zum anderen sollte bedacht werden, welches Format die relevanten Themen am besten an die Zielgruppe transportiert.
Als Faustformel gilt hier: Je emotionaler die Inhalte, desto hybrider sollte das Event gestaltet werden.
Mögliche Varianten sind:
Desktop-Broadcasting
Diese Form des digitalen Events findet zu 100 Prozent am Bildschirm statt. Dazu werden alle Inhalte aus einer technischen Zentrale heraus gesteuert. Alle Akteure werden remote in den Stream geschaltet und das Publikum nimmt ausschließlich online teil.
Hybrides und teilhybrides Event
Hier wird aus einem PopUp-Streaming Studio– zum Beispiel direkt aus dem veranstaltenden Unternehmen oder einer gebuchten Location heraus gestreamt. Die Akteure können wahlweise live vor Ort auftreten, aber auch von ihren individuellen Standorten aus in den Stream zugeschaltet werden. Das Publikum verfolgt die Veranstaltung rein digital vom PC, Smartphone oder Tablet aus.
Bei einem komplett hybriden Event ist zusätzlich zum Online-Publikum auch Live-Publikum vor Ort anwesend.
2. Entscheidung: Die Streaming-Plattform
Grundsätzlich sollte die Streaming-Plattform stabil laufen, eine ansprechende Optik haben, Schnittstellenmöglichkeiten für den Einsatz der gewählten Streaming-Software und zusätzlicher digitaler Tools bieten und eine einfach zu bedienende Chatfunktion mitbringen. Kostenlose Streamingdienstleister, wie zum Beispiel YouTube live, bieten eine gigantische Nutzerbasis und die Möglichkeiten zur einfachen Einbettung auf der eigenen Webseite. Allerdings halten sie automatisch auch die Rechte an den Videoinhalten und können Werbeanzeigen schalten, auf die Sie als Veranstalter keinen Einfluss haben.
Für B2B-Zwecke sind daher kostenpflichtige Anbieter wie bspw. Vimeo empfehlenswerter. Sie bieten individuellere Sicherheitseinstellungen und einen größeren Funktionsumfang. Doch Achtung! Die Haftungsausschlusskriterien und die Datensicherheit Ihres Providers können sehr unterschiedlich ausfallen.
Für die vollständige Kontrolle des Streams, der Inhalte und vertraulicher Daten läuft das Event am besten über einen eigenen Streamingserver, den Sie über Ihren Technikdienstleister buchen können.
3. Entscheidung: Die Hardware
Gute Hardware sticht einfache Software. Bei digitalen Events sollten Sie daher insbesondere bei Bild und Ton für gute Qualität sorgen – die nicht automatisch auch teuer sein muss.
Kamera
Man kann schon mit 2 statischen Kameras gute Ergebnisse erzielen. Hierfür gibt es sehr gute Fotokameras mit Videofunktion oder kompakte Camcorder. Wichtig ist, dass Sie ihr Bild immer in HD-Qualität oder besser aufnehmen und ein Clean-HDMI-Ausgangssignal haben, d.h. dass die Displayanzeigen vom Kameradisplay ausgeblendet werden können.
Ton
Ein Mikro am Rechner ist für ein digitales Event nicht ausreichend! Es gibt aber schon günstige Ansteckmikros, die einen riesigen Unterschied machen. Bei der Vorbereitung nicht vergessen, auch die Tonqualität der einzelnen Referenten zu checken und bei Bedarf nachzurüsten. Auch dafür ist ein Onboarding der Zuspieler wichtig!
4. Entscheidung:
Gute Einbindung der Zuspieler in das digitale Event
Die technischen Voraussetzungen der zugeschalteten Gäste sind oft sehr unterschiedlich. Das gleiche gilt für das Knowhow bezüglich eines guten, digitalen Auftritts und was es dafür braucht. Sie oder Ihre Agentur sollten spätestens am Vortag mit allen zugeschalteten Personen das Equipment testen, den Ablauf für den Login bzw. die Zuschaltung klären und auch Tipps bezüglich Hintergrund, Kleidung, Kamerapositionierung und vor allem Ton geben, damit Ihre Experten immer im besten Licht erscheinen.
Fazit:
Guter Hardware sollte gegenüber einfacher Software der Vorzug gegeben werden, um bei den wichtigsten technischen Aspekten wie Bild- und Tonqualität zu punkten. Letztlich hängt die Ausgestaltung und die Wahl der Technik immer vom Zielpublikum und den zu transportierenden Inhalten ab. Projektleitung und technische Leitung sollten daher schon früh bei der Konzeption des digitalen Events zusammenarbeiten. Bei der Wahl Ihrer Streamingplattform und -software achten Sie vor allem auf Stabilität, Datensicherheit und Schnittstellenkompatibilität.
Bleibt flexibel!
Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten
