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Digitale Events — was Sie beachten müssen

Dieser Artikel erschien zu erst in der Online-Ausgabe der W&V (Mai 2020) 

Coro­na: Events wer­den ent­we­der abge­sagt oder ver­scho­ben. Eine Lösung muss her, und so fin­den mehr und mehr Ver­an­stal­tun­gen ent­we­der kom­plett oder zumin­dest teil­wei­se digi­tal statt. Die Kri­se beschert uns gera­de also einen enor­men Schub in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung, für die vie­le Auf­trag­ge­ber bis­her wenig Inter­es­se gezeigt haben. 

Geisterspiele im Station sind ein Trauerspiel

Dank moder­ner Tech­nik ist es heu­te zwar mög­lich, eine Kon­fe­renz ein­fach und schnell in einem Lives­team zu prä­sen­tie­ren, doch wie so häu­fig liegt auch hier der Teu­fel im Detail. Schnell wird nach den ers­ten abge­film­ten Kon­fe­ren­zen und Kon­zer­ten klar, dass für wirk­lich erfolg­rei­che digi­ta­le Events ande­re Regeln gel­ten, als bei Offline-Veranstaltungen. 

Um ihre Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zie­le in einem digi­ta­len Event nach­hal­tig zu ver­mit­teln, müs­sen Ver­an­stal­ter digi­ta­le Kon­zep­te ent­wi­ckeln, die die Auf­merk­sam­keit der Teil­neh­men­den fes­seln und die sozia­len Bedürf­nis­se nach Gemein­schaft und Betei­li­gung erfül­len. Bes­te Bei­spie­le, wie es eben nicht wirk­lich funk­tio­niert, sind Geis­ter­spie­le im Fuß­ball­sta­di­on oder Live­über­tra­gun­gen von Kon­zer­ten in lee­ren Sälen. Das Kern­ele­ment fin­det zwar statt, wirkt auf den Teil­neh­men­den jedoch eher wie ein Trau­er­spiel und hin­ter­lässt mehr das Gefühl von Ein­sam­keit, anstatt der erwar­te­ten Euphorie. 

 Neben guter Orga­ni­sa­ti­on und pass­ge­nau­en For­ma­ten sind gera­de bei digi­ta­len Events die wei­chen Fak­to­ren wie Emo­tio­na­li­sie­rung der Teil­neh­mer, Auf­bau eines Gemein­schafts­ge­fühls, Netz­werk­mög­lich­kei­ten unter­ein­an­der, eine beson­de­re Atmo­sphä­re sowie Über­ra­schungs­mo­men­te, beson­ders aus­schlag­ge­bend für den Erfolg einer Veranstaltung. 

 Vie­le ana­lo­ge Ele­men­te, die ein Live-Event ein­zig­ar­tig und nach­hal­tig machen, las­sen sich jedoch nicht eins zu eins auf die digi­ta­le Welt über­tra­gen. Grün­de hier­für sind die ver­än­der­ten Seh­ge­wohn­hei­ten: Wir haben gelernt und ver­in­ner­licht, Infor­ma­tio­nen pass­ge­nau in leicht ver­dau­li­chen Häpp­chen zuge­spielt zu bekom­men.  Bei Nicht­in­ter­es­se sind wir mit einem Swi­pe, Click oder Scoll inner­halb von Sekun­den ans ande­re Ende des World Wide Webs gesurft. Dar­über hin­aus ist die Gefahr, abge­lenkt zu wer­den, weit­aus grö­ßer, wenn wir allei­ne vor dem Bild­schirm sit­zen, statt auf einem fes­ten Platz im Publikum. 

Grundlagen für ein digitales Event

 Mit der ver­än­der­ten Aus­gangs­si­tua­ti­on gilt es, kla­re Zie­le zu for­mu­lie­ren und die alt­be­kann­ten Kon­zep­te auf die neu­en Rah­men­be­din­gun­gen hin anzu­pas­sen. Wer ein digi­ta­les Event plant, soll­te daher eini­ge wich­ti­ge Grund­la­gen bei der Gestal­tung der Event­dra­ma­tur­gie beachten. 

2. Qua­li­tät & Tech­nik: Es geht nicht mit wenig.

Nichts ist schlim­mer, als ein haken­des Bild oder ein ver­zerr­ter Ton. Schnell wird dann am ande­ren Ende des Bild­schirms die neue E‑Mail gecheckt, im Netz gesurft oder der Platz am Bild­schirm ver­las­sen. Nut­zen Sie daher unbe­dingt eine gute Strea­ming­platt­form. Mit der Qua­li­tät Ihrer Über­tra­gung steht und fällt Ihre Ver­an­stal­tung. Es gibt schon sehr gute
Anbie­ter, die Ihre Daten in HD-Fern­seh­qua­li­tät über­tra­gen oder sogar direkt auf dem Fern­seh­ge­rät zu emp­fan­gen sind und damit bei ihrem Publi­kum für bes­se­re Auf­merk­sam­keit sorgen. 

Bei der Pla­nung von abwechs­lungs­rei­chen Pro­gramm­punk­ten wie zum Bei­spiel der Ver­bin­dung von unter­schied­li­chen Stand­or­ten oder Live­schal­tun­gen im Wech­sel mit Ein­spie­lern, Online-Tools etc. emp­fiehlt es sich drin­gend, früh­zei­ti­gei­nen Tech­nik­an­bie­ter Ihres Ver­trau­ens ins Boot zu holen. Die­ser unter­stützt mit dem nöti­gen Equip­ment wie Kame­ra, Mikro­fo­nen und Bild­schir­men, sowie dem wich­ti­gen Know-how zu Daten­schutz und Datensicherheit. 

2. Veranstaltungsdramaturgie – Abwechslung ist Trumpf!

Lang­at­mi­ge Video­kon­fe­ren­zen haben bereits bei vie­len einen scha­len Bei­geschmack hin­ter­las­sen. Nie­mand will sich lang­wei­len. Pla­nen Sie für ein digi­ta­les Event daher eine gute und vor allem abwechs­lungs­rei­che Ver­an­stal­tungs­dra­ma­tur­gie. Eine gute Mischung aus Inhalt, Inter­ak­ti­on, Info­tain­ment und Über­ra­schun­gen sorgt dafür, die Auf­merk­sam­keit der Teil­neh­men­den auch über einen län­ge­ren Zeit­raum auf­recht zu erhal­ten. Wech­seln Sie gezielt Pha­sen von höhe­rer Kon­zen­tra­ti­on, wie sie bei Key­notes erfor­der­lich sind, mit ent­span­nen­den Pro­gramm­punk­ten ab. Denk­bar sind hier Info­tain­ment­for­ma­te, musi­ka­li­sche und künst­le­ri­sche Pro­gram­me oder krea­ti­ve Wrap-up Ansät­ze wie Gra­phic- oder Poetryrecording. 

Behal­ten Sie dabei im Hin­ter­kopf: Online ticken die Uhren schnel­ler als in der ana­lo­gen Welt. Im rea­len Leben kann das Publi­kum Vor­trä­gen von 45 bis 60 Minu­ten noch ganz gut fol­gen, online schrumpft die­se Auf­merk­sam­keits­span­ne auf ca. 25 bis 30 Minuten. 

3. Hybride Online-Events: Mit Interaktivität Aufmerksamkeit halten!

Hybri­de Ver­an­stal­tungs­ele­men­te ver­knüp­fen die ana­lo­ge mit der digi­ta­len Welt und funk­tio­nie­ren stand­ortu­n­ab­hän­gig. Ob die Teil­neh­men­den dabei alle vor ihrem Com­pu­ter sit­zen oder zum Teil vor Ort sind, ist uner­heb­lich. Wich­tig ist, dass sich sämt­li­che Teil­neh­men­de aktiv ein­brin­gen und unter­ein­an­der aus­tau­schen können. 

Die ein­fachs­te Mög­lich­keit dazu bie­tet sicher­lich der Live-Chat, den vie­le Strea­ming­an­bie­ter bereits im Paket mit anbie­ten. Hier kön­nen Fra­gen an die Refe­ren­ten in Echt­zeit gestellt und beant­wor­tet wer­den. Dar­über hin­aus gibt es mehr und mehr span­nen­de Tools wie Men­ti­men­ter zur Stim­mungs­ab­fra­ge oder vor­be­rei­te­te Online-Quiz­ze über Kahoot, die Inter­ak­ti­on in Echt­zeit ermög­li­chen. Es emp­fiehlt sich, einen web­ba­sier­ten Anbie­ter aus­zu­wäh­len, da hier die Nut­zung ohne wei­te­re App-Instal­la­ti­on und das gewünsch­te Ange­bot bedie­ner­freund­lich, schnell und ein­fach über einen Link erreich­bar ist. 

Sogar einen Netz­werk­plausch in der Kaf­fee­pau­se hal­ten kön­nen die Teil­neh­men­den – als Ava­tar in vir­tu­el­len­Mee­tin­g­räu­men. Die­se wer­den bei­spiels­wei­se von tri­cat angeboten. 

Wenn es richtig gut werden soll

Mit einem qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­gen digi­ta­len, inter­ak­ti­ven und dezen­tra­len Event pla­nen Sie einen klei­nen Rake­ten­start. Es kom­men dabei sehr unter­schied­li­che und für die Event­pla­nung neue Gewer­ke zusam­men, die sorg­fäl­tig koor­di­niert wer­den soll­ten. Fach­re­fe­ren­ten des Events müs­sen prä­zi­se ein­ge­wie­sen und an Board geholt wer­den, ver­schie­de­ne tech­ni­sche Diens­te wie der Stream, Ton, Bild, sta­bil lau­fen, Inter­ak­ti­ons­tools, Prä­sen­ta­tio­nen, Live — und vor­ab auf­ge­nom­me­ne Bei­trä­ge müs­sen sau­ber dazu­ge­schal­tet wer­den, alle Teil­neh­mer Zugang zum Live-Chat haben und vie­le mehr. Um unnö­ti­ge Rei­bungs­ver­lus­te zu mini­mie­ren, suchen Sie sich für die­se Auf­ga­be eine Pro­jekt­lei­tung, die Ihnen nach Mög­lich­keit ein Full­ser­vice-Paket anbie­ten kann. Dazu braucht es nicht unbe­dingt viel Man­power, son­dern vor allem Exper­ti­se auf die­sem Gebiet. 

Bleibt fle­xi­bel

Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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