Der digitale Events

BLOG

Experten-Talk #8: Das optimale Eventpersonal

Wenn man in der Live-Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­mal gute Leu­te gefun­den hat, dann muss man sie fest­hal­ten. Mein heu­ti­ger Gast auf der Impulspiloten Couch ist so eine Per­son, die ich sehr schät­ze: Julia Staek, Pro­jekt­lei­tung für Gro­ße­vents. Sie besitzt lang­jäh­ri­ge Erfah­rung mit Ver­an­stal­tun­gen wie den Ham­burg Har­ley Days, mit bis zu 500.000 Besu­chern, oder dem Okto­ber­fest in Dub­lin, mit immer­hin 100.000 Besu­chern. Damit sol­che Events auch rei­bungs­los funk­tio­nie­ren benö­tigt man nicht nur das pas­sen­de Per­so­nal, son­dern auch gute Kom­mu­ni­ka­ti­on. Julia hat zur Per­so­nal­füh­rung von Event-Per­so­nal ein paar Tipps gesam­melt, die sich als sehr hilf­reich erwie­sen haben.

Personalführung auf Events

Events sind per Defi­ni­ti­on beson­de­re und vor allem zeit­lich begrenz­te Ereig­nis­se. Hier kom­men unter­schied­li­che Gewer­ke wie Tech­ni­ker, Gas­tro-Per­so­nal, Aus­stel­ler, Secu­ri­ty etc. zusam­men, um gemein­sam die­se Ver­an­stal­tung erfolg­reich durch­zu­füh­ren. Da es sich bei einer Ver­an­stal­tung meist nur um einen Zeit­raum von weni­gen Tagen han­delt,  haben alle Betei­lig­ten nicht viel Gele­gen­heit, sich anein­an­der zu gewöh­nen, Befind­lich­kei­ten ken­nen zu ler­nen und in einen gemein­sa­men Flow zu kom­men, wie es bei lang­jäh­ri­gen Teams in einem fes­ten Arbeits­um­feld der Fall ist. Dar­über hin­aus wer­den meist die Teams inner­halb eines Gewer­kes, wie bei­spiels­wei­se die Tre­sen­kräf­te für das Okto­ber­fest in Dub­lin, jedes Jahr wie­der neu zusammengestellt.

Klare Regeln

Damit alle Team­mit­glie­der in kür­zes­ter Zeit am glei­chen Strang zie­hen ist Juli­as Tipp, zu Anfang eines Pro­jek­tes kla­re Regeln für alle zu eta­blie­ren. Julia hat sich dazu für ihr Per­so­nal ein eige­nes Regel­werk mit eini­gen Grund­re­geln, wie zum Bei­spiel Pünkt­lich­keit, pro­fes­sio­nel­les Auf­tre­ten und gepfleg­tes Äuße­res erstellt, dass jeweils um indi­vi­du­el­le Hin­wei­se für die jewei­li­ge Ver­an­stal­tung ergänzt wird. Dabei ist es Julia wich­tig, dass sie ihrem Per­so­nal für jede Regel auch eine Begrün­dung lie­fert. Mit die­sem Wis­sen fällt es leich­ter, sich auch dar­an zu halten.

Ihre Phi­lo­so­phie ist: Nur wer kla­re Ansa­gen macht, kann auch klar ver­stan­den wer­den. Offe­ne und direk­te Kom­mu­ni­ka­ti­on ist in die­ser spe­zi­el­len Arbeits­si­tua­ti­on die Grund­la­ge für eine erfolg­rei­che Zusammenarbeit.

Wo drückt der Schuh?

Viel­leicht eine der wich­tigs­ten Regeln, die Julia für ihre Per­so­nal­füh­rung auf­ge­stellt hat, ist die der Open-Door Poli­cy. Gera­de der Gas­tro-Bereich kann auf Events ein ech­ter Kno­chen­job sein. Nur, wenn sich das Per­so­nal wohl fühlt, kann es auch top Leis­tung erbrin­gen. Eben­so deut­lich, wie Julia die No-Gos für ihr Per­so­nal fest­legt – bei der sie ganz klar eine Null Tole­ranz Ein­stel­lung hat – ist es ihr gleich­zei­tig wich­tig, dass sie für Gesprä­che zur Ver­fü­gung steht. Sie nutzt die­sen direk­ten Kon­takt bewusst,  um Span­nun­gen und Pro­ble­me im Team mög­lichst früh­zei­tig aus dem Weg zu räumen.

Auswahl des Event-Personals

Egal, ob Fes­ti­val, Mes­se oder Musik-Event – das idea­le Gas­tro-Per­so­nal soll­te bes­ten­falls eine „Type“ sein, die hand­fest, freund­lich und koope­ra­tiv ist. Ein gepfleg­tes Äuße­res ist selbst­ver­ständ­lich, bei reprä­sen­ta­ti­ven Fir­men­fei­ern darf die­ses Gesamt­pa­ket dann ger­ne auch noch zusätz­lich in einer attrak­ti­ven Hül­le ste­cken. Nur schö­ner Schein fliegt jedoch schnell auf und hat kei­ne Chan­ce bei Julia.

Kurz und auf den Punkt – so sind Events. Da bleibt nicht viel Zeit, groß rum­zu­re­den. An die­se Umstän­de ange­passt sind Juli­as Ansa­gen an ihr Team. Offen und direkt weiß jeder, wor­an er ist– ohne viel Fir­le­fanz. Das mag man mögen, oder nicht. Wir lie­ben Juli­as kna­cki­ge Scha­le, mit dem but­ter­zar­ten Kern, denn mit ihr im Team kann eigent­lich fast nichts mehr schief laufen.

Wo Julia sonst noch die Augen und Ohren offen hält um Sicher­heits­lü­cken auf Ver­an­stal­tun­gen zu mini­mie­ren oder ihren Bei­trag zu unse­rer Rubrik „Plei­ten, Pech und Pan­nen“ —  sehr ihr im Video!

Bleibt fle­xi­bel

Euer Ralf Schmitt

Vielen Dank, Ihre Nachricht wurde übermittelt.