In der sich ständig weiterentwickelnden digitalen Welt braucht es mehr als nur einen ordentlich sortierten Schreibtisch und eine Tasse Kaffee, um eine erfolgreiche digitale Eventplanung durchzuführen. Die digitale Eventplanung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, bei der jeder Schritt sorgfältig geplant und ausgeführt werden muss.
Als Personalverantwortliche:r in einem großen Unternehmen stehst du vor einer spannenden Herausforderung. Doch keine Sorge – wir sind für dich da! In diesem Survival-Guide geben wir dir wertvolle Tipps, um digitale Events zu planen, die deine Teilnehmer begeistern werden.
1. Definiere dein Ziel:
Bevor du mit der Planung des digitalen Events beginnst, solltest du dir klar darüber sein, welches Ziel du damit verfolgst. Möchtest du dein Team motivieren, neue Geschäftsstrategien vorstellen oder einfach nur für etwas Unterhaltung sorgen? Indem du deine Ziele klar definierst, kannst du den Rahmen deines Events festlegen und sicherstellen, dass alle Elemente darauf ausgerichtet sind.
2. Wähle die richtige Plattform:
Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend für den Erfolg deines digitalen Events. Es gibt zahlreiche Optionen zur Auswahl, aber nicht jede Plattform ist für jeden Eventtyp geeignet. Bei der Auswahl solltest du Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Interaktivität, technische Anforderungen und Kosten berücksichtigen. Finde die Plattform, die am besten zu den Bedürfnissen deines Events passt.
3. Gestalte ein attraktives Programm:
Ein ansprechendes Programm ist der Schlüssel, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden während des gesamten Events aufrechtzuerhalten. Stelle sicher, dass du eine abwechslungsreiche Mischung aus Inhalten präsentierst, um Monotonie zu vermeiden. Überraschungsmomente können die Teilnehmenden zusätzlich begeistern und engagiert halten.
4. Fördere die Interaktion:
Interaktion ist ein essentieller Bestandteil eines gelungenen digitalen Events. Nutze Funktionen wie Live-Chats, Umfragen und Breakout-Räume, um den Teilnehmenden Möglichkeiten zur Interaktion zu bieten. Menschen möchten sich einbezogen und verbunden fühlen, daher ist es wichtig, ihnen die Gelegenheit zur aktiven Teilnahme zu geben.
5. Technische Unterstützung:
Technische Probleme können den reibungslosen Ablauf deines digitalen Events gefährden. Stelle sicher, dass du über ein zuverlässiges technisches Support-Team verfügst, das bei auftretenden Problemen schnell eingreifen kann. Vor dem Event solltest du einen gründlichen Technik-Check durchführen, um sicherzustellen, dass alle Systeme einwandfrei funktionieren.
6. Übung macht den Meister:
Wie bei einem Theaterstück ist eine Generalprobe unerlässlich. Sie ermöglicht dir, Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor das Event live geht. Es gibt nichts Schlimmeres als ein Event, das durch technische Probleme oder schlechte Vorbereitung gestört wird. Nimm dir die Zeit, um alle Aspekte deines Events zu testen – von der Technik über die Interaktionsmöglichkeiten bis hin zur Programmablaufplanung.
7. Sei bereit, dich anzupassen:
Wie das Sprichwort sagt, „erwarte das Unerwartete“. Obwohl du alle Vorkehrungen getroffen hast, kann immer etwas schief gehen. Es ist wichtig, flexibel zu bleiben und bereit zu sein, dich anzupassen. Halte einen Plan B bereit, für den Fall, dass die Technik ausfällt oder ein/e Sprecher:in nicht auftauchen kann.
8. Sammle Feedback:
Nach dem Event ist vor dem Event! Sammle Feedback von den Teilnehmenden, um zu erfahren, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen möglich sind. Dies wird dir helfen, zukünftige digitale Events noch erfolgreicher zu gestalten.
9. Hab Spaß:
Zuletzt, aber nicht weniger wichtig: Hab Spaß! Ja, die Planung eines digitalen Events kann stressig sein, aber vergiss nicht, den Prozess zu genießen. Mit der richtigen Einstellung und einer Prise Humor wird dein digitales Event nicht nur für die Teilnehmenden, sondern auch für dich ein unvergessliches Erlebnis sein.
So, das war’s! Mit diesen Tipps bist du bestens gerüstet, um ein digitales Event zu planen, das in Erinnerung bleibt. Egal, ob du ein Neuling oder ein erfahrener Profi in der digitalen Eventplanung bist, diese Tipps werden dir helfen, dein nächstes Event auf das nächste Level zu bringen. Also, schnapp dir deine To-Do-Liste und leg los – die digitale Eventwelt wartet auf dich!
Bis dahin, bleib flexibel
Dein Ralf Schmitt, Vaya Wieser-Weber, Mirja Dajani
und das Team der Impulspiloten
