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Gute Teilnehmerführung für digitale Events gestalten

Als Gast­ge­ber für ein digi­ta­les Events bie­tet es sich an, die Teil­neh­mer sorg­fäl­tig auf ihrer digi­ta­len Rei­se zu beglei­ten. Es gibt Dir zum einen die Mög­lich­keit, alle Betei­lig­ten tech­nisch und inhalt­lich mit an Bord zu holen. Zum ande­ren wer­den Teil­neh­mer enger und lang­fris­ti­ger an die Ver­an­stal­tung gebun­den,  als zwi­schen dem Log-in und Log-out des Live Streams.

Die Zuschauerreise durch ein digitales Event

Ver­läss­li­che und pro­fes­sio­nel­le Strea­ming Tech­nik ist die ers­te wich­ti­ge Säu­le für ein digi­ta­les Event. Ein guter roter Faden mit einer span­nen­den Dra­ma­tur­gie ist die zwei­te. Dazu gehört nicht nur ein inhalt­lich guter Ver­an­stal­tungs­ab­lauf, son­dern auch eine ange­neh­me Zuschau­er­rei­se für Dei­ne Teil­neh­mer. Dafür bie­tet die digi­ta­le Durch­füh­rung eines Events span­nen­de Wege, um die­se Rei­se lan­ge vor dem Ein­log­gen in den Stream zu star­ten und nach dem eigent­li­chen Ende hin­aus aus­klin­gen zu las­sen. Dazu kann die digi­ta­le Zuschau­er­rei­se in drei Abschnit­te unter­teilt werden:

Vor dem digitalen Event

Hier kannst Du bereits die digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­on als War­mUp für das eigent­li­che Event nut­zen. War­um nicht ein Video anstatt der übli­chen E‑Mail als Ein­la­dung ver­schi­cken? Auch eine E‑Mail-Serie, die nach und nach die Gäs­te des Events vor­stellt und Video­gruß­bot­schaf­ten an die Teil­neh­mer ent­hält, kann die Vor­freu­de anheizen.

Inhalt­li­ches Onboarding

Gene­rell ist die Auf­merk­sam­keits­span­ne bei einem digi­ta­len Event kür­zer, als bei einem Live-Event. Daher ist es umso wich­ti­ger, dass die Teil­neh­mer wäh­rend­des­sen auch direkt die Infor­ma­tio­nen bekom­men, die sie inter­es­sie­ren. Nut­ze die Zeit vor dem Event um die Teil­neh­mer inhalt­lich mit in die Gestal­tung des Events ein­zu­bin­den.
Online-Umfra­gen kön­nen zum Bei­spiel in der Vor­ab­kom­mu­ni­ka­ti­on wich­ti­ge Auf­schlüs­se dar­über geben, wel­che The­men Dei­nen Kun­den, Mit­ar­bei­tern oder Ver­triebs­part­nen auf den Nägeln brennen.

Tech­ni­sches Onboarding

  • Neben den oben beschrie­be­nen Mög­lich­kei­ten zum inhalt­li­chen Onboar­ding ist auch das tech­ni­sche Onboar­ding ein wich­ti­ger Schritt auf der Rei­se. So soll­te vor­ab zum Bei­spiel dar­über infor­miert werden,
  • in wel­chem Brow­ser der Stream und sei­ne tech­ni­schen Ergän­zun­gen wie Chat und Brea­k­Out Rooms am bes­ten genutzt wer­den können.
  • Um tech­ni­sche Stol­per­stei­ne aus dem Weg zu räu­men wer­den Bild- und Ton­über­tra­gung mit den exter­nen Zuschal­tun­gen getestet.
  • Teil­neh­mer wer­den infor­miert, einen Desk­top nach Mög­lich­keit mit LAN-Ver­bin­dung und ergän­zend ein Smart­pho­ne für Inter­ak­tio­nen bereit zu halten.

Ein­fa­cher Anmeldeprozess

Der Anmel­de­pro­zess soll­te für die Teil­neh­mer so ein­fach wie mög­lich sein. Er rich­tet sich jedoch stark danach, wel­ches Ziel Du mit Dei­nem Event ver­folgst. Han­delt es sich um bestehen­de Kon­tak­te? Dann kann die Anmel­dung über einen geschütz­ten Link zur Strea­ming Page erfol­gen. Ist es ein kos­ten­lo­ses, öffent­li­ches Event? Dann ist der Anmel­de­pro­zess noch ein­fa­cher.
Sol­len jedoch mit dem digi­ta­len Event Kon­takt­da­ten gesam­melt oder vor­ab kos­ten­pflich­ti­ge Tickets ver­kauft wer­den, ist ein sorg­fäl­ti­ger uns sau­be­rer Anmel­de­pro­zess nötig.  Ins­be­son­de­re bei der Spei­che­rung der Kon­takt­da­ten muss der Pro­zess sau­ber nach den Vor­ga­ben der DSGVO erfol­gen. Hier ist beson­ders dar­auf zu ach­ten, dass auch die exter­nen Dienst­leis­ter für das Strea­ming, Ticke­ting, Bezahl- oder Mai­ling­sys­te­me die­sen Anfor­de­run­gen entsprechen.

Während des digitalen Events

Bei einem digi­ta­len Event ent­spricht der Bild­schirm bei Dei­nen Teil­neh­mern der Event­lo­ca­ti­on in der ana­lo­gen Welt. Ziel ist es, dass sich die Teil­neh­mer auch in die­sem digi­ta­len Umfeld wohl füh­len und gut ori­en­tie­ren können.

Lan­ding­pa­ge

Bei einem umfang­rei­che­ren digi­ta­len Event mit Inter­ak­ti­ons­tools, vir­tu­el­len Netz­werk­an­ge­bo­ten, Chat, Work­shop­an­ge­bo­ten etc. hat sich dazu eine eige­ne Lan­ding­pa­ge bewährt. Über die­se extra für das Event gestal­te­te Web­page haben die Teil­neh­mer alle Modu­le der Ver­an­stal­tung im Blick.
Hier kön­nen sich die Teil­neh­mer regis­trie­ren, ein­log­gen und den Stream sehen. ergän­zend kön­nen an die­ser Stel­le drü­ber hin­aus auch das Tagungs­pro­gramm, der Chat, Brea­k­out Rooms oder wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu den bei­tra­gen­den Key­note Spea­kern über­sicht­lich hin­ter­legt werden.

Tech­ni­scher Sup­port für die Teilnehmer

Bei digi­ta­len Ver­an­stal­tun­gen soll­te dar­über hin­aus eine tele­fo­ni­sche Sup­port-Hot­line den Teil­neh­mern bei tech­ni­schen Pro­ble­men auf ihrer Sei­te des Bild­schirms behilf­lich sein kann.

Hier fin­dest Du ergän­zend unse­re Bei­trä­ge zu Mög­lich­kei­ten der opti­schen Gestal­tung eines digi­ta­len Events und gute Tools zur Inter­ak­ti­on mit den Teilnehmern.

Count­down 

In der Pra­xis haben sich Vor­se­quen­zen zum tat­säch­li­chen Start der Ver­an­stal­tung bewährt. Die ein­fachs­te Vari­an­te ist ein Count­down. Fort­ge­schrit­te­ne­re Varia­tio­nen sind eine vor­ab pro­du­zier­te Kame­ra­fahrt durch die Stadt auf dem Weg zum Strea­ming Stu­dio, Bil­der­ga­le­rien zum The­ma der Ver­an­stal­tung oder die Per­for­mance eines Musi­kers um die War­te­zeit zu verkürzen.

Mode­ra­ti­on

Der/die Moderator*in eines digi­ta­len Events soll­te nicht nur sou­ve­rän durch die Ver­an­stal­tung füh­ren, son­dern die Teil­neh­me char­mant in das digi­ta­le Event ein­bin­den. Dazu muss er/sie die ver­wen­de­ten Inter­ak­ti­ons­tools gut ken­nen, die Teil­neh­mer damit ver­traut machen und bei tech­ni­schen Pro­ble­men ers­te Hil­fe­stel­lun­gen geben. Dar­über hin­aus hat er/sie das Gesche­hen im Chat im Auge und bin­det die Teil­neh­mer­fra­gen in das Event mit ein, um ihnen auch tat­säch­lich Gehör zu verschaffen.

Mehr zu den Her­aus­for­de­run­gen eines/er Web-Moderator*in fin­dest Du in unse­rem Bei­trag: Web-Mode­ra­ti­on – 5 Pra­xis­tipps, damit es rich­tig gut wird.

Wel­che Mög­lich­kei­ten es in der Gestal­tung der Optik für ein digi­ta­les Event gibt, kannst du hier bei den Impulspiloten nachlesen.

Nach dem digitalen Event

Je nach­dem, wie der Anmel­de­pro­zess im Vor­feld des Events auf­ge­setzt wur­de, kannst Du Dei­ne Teil­neh­mer auch im Nach­gang noch inten­siv beglei­ten und an Dei­ne Inhal­te bin­den. Dazu bie­tet der auf­ge­zeich­ne­te Video Stream reich­lich Con­tent zur wei­te­ren Verwertung.

Contenverwertung

  • Ange­mel­de­te Teil­neh­mer konn­ten nicht teil­neh­men? Stel­le Ihnen die Auf­zeich­nung zur Ver­fü­gung. Idea­ler­wei­se wird der Stream nicht nur online auf­ge­zeich­net, son­dern auch lokal mit­ge­schnit­ten, da es beim Live­strea­ming immer mal zu klei­nen Aus­set­zern kom­men kann.
  • Aus­ge­wähl­te Parts kön­nen zu ein­zel­nen Vide­os ver­ar­bei­tet wer­den und für inter­ne Zwe­cke wie zur Wei­ter­bil­dung oder Ein­ar­bei­tung von Mit­ar­bei­tern ver­wen­det werden.
  • Ein­zel­ne Vide­os bie­ten Mate­ri­al für Mar­ke­ting­ak­tio­nen oder Social-Media-Aktivitäten.
  • Chat­ver­läu­fe, Stim­mungs­ab­fra­gen und Break Out Ergeb­nis­se lie­fern reich­lich Inhal­te für zukünf­ti­ge Events und pass­ge­nau­en Con­tent für mög­li­che Follow-Ups.
  • Die­se Fol­lowUps kön­nen neben den geschnit­te­nen Vide­os auch ergän­zen­des Mate­ri­al wie Check­lis­ten, Vor­zugs­an­ge­bo­te der Key­note Spea­ker, Ergeb­nis­se der Brea­k­out Rooms oder Dis­kus­sio­nen beinhal­ten. Und natür­lich auf mög­li­che Fol­ge­ver­an­stal­tun­gen auf­merk­sam machen.

Online gel­ten ande­re Regeln, als off­line. Doch mit einer inten­si­ven Beglei­tung Dei­ner Teil­neh­mer durch ein digi­ta­les Event sorgst Du für Auf­merk­sam­keit, pass­ge­nau­en Inhalt, Fokus und eine enge Ver­bin­dung zum Event.

Bleibt fle­xi­bel

Euer Ralf Schmitt
und das Team der Impulspiloten

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