Hybride Events – Möglichkeiten und Herausforderungen

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hybride Events, Experten-Talk

Mirja Dajani ist bereits seit 10 Jahren für Ralf Schmitt und die Impulspiloten tätig. Seit diesem Jahr ist sie als Geschäftsführung für den Event-Bereich verantwortlich. Ab Tag eins des pandemiebedingten Veranstaltungsverbotes im März 2020 hat sich Mirja mit dem Team der Impulspiloten auf digitale und hybride Business-Events spezialisiert. Durch die über 150 digitalen und hybriden Events, die die Impulspiloten seit dem veranstaltet haben, hat sich ein riesen Schatz an Praxiswissen angesammelt. Daraus wollen wir hier die wichtigsten Möglichkeiten und Herausforderungen bei hybriden Events zusammenfassen.

Was genau sind hybride Events?

Rein digitale Events werden komplett dezentral veranstaltet und von einer Technikzentrale aus gesteuert. Das heißt, dass alle Beteiligten remote vor einer Kamera sitzen und das Publikum sich individuell vom eigenen Bildschirm aus den Stream anschaut.

 

Hybride Events hingegen können in zwei Formen stattfinden. Entweder treten die Präsentierenden in einem Streaming-Studio vor die Kamera, während externe Gäste live hinzugeschaltet werden können. In diesem Fall bestehen die Zuschauer aus einem reinen Onlinepublikum. Bei der zweiten Option befindet sich zusätzlich zu den Live- und Onlinegästen auch das Publikum vor Ort im Studio. Dabei ist eine online Zuschaltung aber ebenfalls möglich.

Digitale IdeenExpo – Best Practice eines hybriden Events

 

Die IdeenExpo ist eine Veranstaltung, die das Ziel hat, junge Menschen für die MINT-Berufsfelder – Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik – zu begeistern. In ihrem ursprünglichen Präsenzformat gilt sie als Europas größtes Jugend-Event dieser Art.
Das Besondere an der IdeenExpo im Jahr 2021 war, dass diese als hybride Veranstaltung konzipiert wurde. Dementsprechend gab es zum einen ein Publikum vor Ort, circa 600 Schüler an zwei Tagen, und zum anderen 70.000 Zuschaltungen online.

 

Der große Vorteil: Nicht nur SchülerInnen aus Niedersachsen, sondern auch aus ganz Deutschland konnten so an der IdeenExpo 2021 teilnehmen. Das „größte Klassenzimmer der Welt“ erreichte also eine größere Zielgruppe als bisher.

 

Die große Herausforderung war allerdings, dass die IdeenExpo seit 2007 als große „Mitmach-Aktion“ bekannt und beliebt ist. Es war auch klar – das geht digital nicht in der Form und Intensität wie gewohnt. Das Online-Programm sollte also extrem kurzweilig sein und das Event spannend gehalten werden, obwohl es diesmal komplett anders war.

 

Das hatte folgende Konsequenzen für das Format:

 

  • Es wurden nie mehr als 2 Aussteller nacheinander vorgestellt.
  • Danach folgte immer ein Entertainment-Highlight.
  • Kein Part dauerte länger als 10 Minuten.
  • Darin enthalten waren auch die Außenschalten aufs Gelände und die Video-Einspieler.
  • Die durchschnittliche Länge der Beiträge lag bei ca. 5 Minuten.
  • Es gab keine Vorträge, sondern nur Interviews.
  • Dabei wurden nicht wie sonst die klassischen Ansprechpartner aus den Personalabteilungen, sondern die Azubis befragt.

 

Herausforderungen hybrider Events

Bei hybriden Events arbeiten viele Eventgewerke in direkter Abhängigkeit voneinander zusammen. Deshalb ist es bei digitalen und hybriden Events eine große Herausforderung, bereits sehr früh und sehr detailliert mit der Planung zu beginnen. 

 

Die Regiepläne für digitale und hybride Events sind verglichen mit Live-Events außerdem viel komplexer. Spontane Änderungen sind daher bedeutend aufwändiger umzusetzen, als es bei Live-Events der Fall ist. Dieser Fakt ist insbesondere den Kunden gegenüber häufig schwierig zu kommunizieren und erfordert Fingerspitzengefühl.

 

Abwechslung

Um den Sehgewohnheiten eines online Publikums gerecht zu werden, ist es wichtig, für Abwechslung im Programmablauf zu sorgen. Denn wenn sich jemand online langweilt ist der- oder diejenige mit nur wenigen Klicks verschwunden. 

 

Folgende Faustregeln bringen Abwechslung:

 

  • Stark inhaltliche Parts mit unterhaltenden oder interaktiven Elementen abwechseln. 
  • Lange Redebeiträge auf ein Minimum kürzen – maximal 10-15 Minuten
  • Muss es doch mal länger sein, den Redepart in  mehrere Teile runter brechen und mit anderen Programmpunkten abwechseln. 
  • Vorträge entweder sehr unterhaltend und visuell ansprechend aufbereiten
  • …oder die relevanten Informationen im Experten-Interview präsentieren .

 

Kosten und Aufwand

Ein hybrides Event sollte die Bedürfnisse von gleich zwei Publikumsarten – live und online – berücksichtigen und muss deshalb auch aus 2 Blickwinkeln heraus konzipiert werden. Dies führt wiederum zu einem recht großen Mehraufwand bei der Planung und Umsetzung.

 

Darüber hinaus verursachen zum einen der Stream fürs Online-Publikum und zum anderen die Beschallung des Live-Publikums auch doppelte Kosten für die Technik.

Welche Möglichkeiten bieten hybride Events?

Mit der zeitgleichen Ansprache von Live- und Onlinepublikum bieten sich natürlich auch große Chancen. Die Erweiterung auf die digitale Ebene bietet die Möglichkeit eine größere Reichweite zu erlangen.

 

Ein weiterer Vorteil: Es können spannende Gäste zu einem hybriden Event hinzugeschaltet werden, deren enger Zeitplan oder weite Anreise keinen Auftritt vor Ort erlauben. In diesem Fall entfallen darüber hinaus auch noch Kosten für Anreise sowie Unterbringung und der Zeitaufwand für die Gäste wird reduziert.

 

Haben hybride Events nach der Pandemie noch Relevanz?

Wir alle hoffen natürlich auf die schnelle Rückkehr zu Live-Events. Die Vorteile von hybriden Events, sind jedoch nach den Erfahrungen der letzten zwei Jahre ebenfalls nicht zu unterschätzen. 

 

Für Mirja Dajani sind sie auch in Zukunft eine wichtige Option im Live-Kommunikationsmix. Allerdings ist es wichtig, sich vorab das Kommunikationsziel des gewünschten Events deutlichzumachen. 

 

Im zweiten Schritt sollte man dann schauen, ob das Event am besten live, digital oder hybrid stattfindet, um dieses Ziel auch zu erreichen. In einigen Fällen kann es von Vorteil sein, anstatt eines einzigen hybriden Events, lieber zwei separate Veranstaltungen – eine live und die andere digital – zu konzipieren 

 

Bleibt flexibel

 

Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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